摘要： 本文提出建立完善、系统的高校退休人员档案库的四大基本步骤：建立人事档案、建立健康档案、建立专业技术人员资料档案、建立特殊流动人员情况登记表。做好离退休档案工作是利用现代化档案管理退休人员、服务退休人员、组织退休人员，充分发挥老同志身上蕴藏的能量的一种有效形式。
关健词： 健康档案 特殊流动人员情况登记表 档案信息资源
我国步入老龄社会以来，高校退休人群所占学校总人数比例越来越大，达在职人员的1/3甚至1/2，而在这部分人员中，大多是管理经验丰富的老干部、教学水平高的老教授、学术造诣深的老专家，他们堪称学校的宝贵财富，社会的珍贵资源。近年来，随着高校档案工作在申报考评高校的整体发展中所起到的重要作用，高校退休人员档案管理工作也逐步受到重视，很多高校的离退休工作处专门设置兼职档案员，并鼓励和组织他们参加系统培训。但其工作毕竟起步较晚，处于探索阶段，仍有许多需要研究和解决的新情况、新问题，笔者也在工作实践中积累并产生一些建议，与同行进行交流。
现阶段，高校中退休的老同志已不在职在编了，其管理服务工作虽由学校离退休工作处负责，但养老金实行社会化发放，医疗保险也交由社会保障局负责，特别是退休人员居住的城市街道和社区属地管理人员的介入，使得高校退休群体的管理尤其复杂。因此，笔者认为建立完善、系统的高校退休人员档案库，特别是除退休人员在职期间的人事档案以外的健康档案、专业技术人员资料档案、特殊流动人员情况登记表的系统建立，是沟通社会化管理的一座桥梁，也是利用现代化档案管理退休人员、服务退休人员、组织退休人员，充分发挥老同志身上蕴藏的能量的一种有效形式。
一、建立离退休人员人事档案
高校人事部门在办理新退休的老同志的退休手续时，离退休人员档案管理者同时从人事部门提供的该同志人事档案中拷贝资料，建立退休人员初始档案。
1.建档时应认真落实退休人员在职期间的所有相关档案资料，包括各基层档案形成部门的党团、任免、奖惩、职称评聘、工资、学历、业务考绩、科研成果及岗位的变动等等归档材料。
2.退休档案管理工作人员还应多方收集其余情况资料，建立包括：
A、退休人员退休履历表（含退休人员个人爱好、特长登记表、文体活动登记表），标注退休人员退休时归属单位，方便日后与各部门开展爱老敬老活动。
B、社保医保资料登记表（含社保卡号、家庭住址、联系方式，家属联络方式等）。
C、确认并建立老人的老年大学学员档案资料和老年科协会员档案资料。
以上资料应通过对退休人员原属部门和家访逐一了解、详细登记，以保证初始档案的完整性，为日后充分利用档案资源打下良好的基础。
3.短缺的档案材料要及时弥补，确保属归档范围的、关系退休老同志切身利益的、有价值的档案资料全部归档。
建立退休人员初始档案时，确认退休前职称待遇是相对关键的一项工作，这关系到老人的切身利益。
二、建立离退休人员健康档案
高校人事档案中，健康档案一直是一项空白。离退休人员的健康状况记录，其实是我们有组织、有计划地安排其中一些身体较好、有精力、有经验、有专长的老同志开展一些力所能及的科研活动、社会办学、关心下一代、某些管理工作、科技咨询等活动的重要依据。要想充分发挥离退休档案信息资源的效益，首先要以服务为建档的宗旨，建立记载离退休人员身体状况各项指标的健康档案：
1.包括全面的健康检查的内容：五官科、外科、内科、肝功能、找癌细胞化验、B超、心电图以及特殊检查等。
2.包括对患有特殊病症（癌症、高血压、恶性肿瘤、冠心病、糖尿病等）的离退休人员，建立特种病定期检查记载档，在首次建档时，检查应该全面细致，尽可能地把反映人体健康的资料有系统分层次地收录进去。
3.健康档案还应建立病情摘要及处治方案，应对离退休人员每一次住院的详细病情的简明摘要及处治方案的主要内容有较详细的记录，这对随访健康状况都有着极其重要的作用，是健康档案中必须具有的内容。
4.离退休人员的健康检查项目存在不固定性，健康检查获得的资料因而具有不连贯性、不完整性的特点。因此，档案管理人员在每次体检完毕后，应及时补充新增检查项目，特别包括高校所在地区不定期发起的各种疾病普查内容及结果入卷归档。
5.退休人群中，部分老人会因种种原因远居国外或者外省份，根据相关政策，档案管理人员应及时建立异地居住退休老人的异地就医情况登记卡，详细记载老人健康、就医、药费报销和联络方式等情况。
现阶段，各高校每年一度的体检结果都由体检医院出据完整系统的体检报告发给个人，档案管理人员只要及时收集整理，分类归档，健康档案就会为离退休人员社会化管理提供最直接有效的服务。
三、建立离退休专业技术人员档案
离退休人群中的许多老同志知识宽厚、专业性强，他们毕生从事教育事业和钻研专业，直至退休仍希望将未完成的科学研究继续下去，要充分发挥这些老教授、老专家的专业特长，搞好人才资源的二次利用，建立并补充这些离退休专业技术人员的档案显得越来越重要。
高校专业技术人员的档案相对比较完备，离退休档案管理者通过人事处、科研处等相关部门收集到离退休专业技术人员在职期间的档案资料，收集的原则是真实反映离退休专业技术人员在工作、学习中形成的，记录其一生经历和贡献的有价值的资料，同时通过联系本人收集补充退休后仍然从事科研工作的资料，包括：
(1)离退休前后作为高级专家时所从事的职务、科研活动的文章、报告、演讲稿、声像影音资料等。
(2)离退休前后从事的科研项目的取得成就的作品及重大科研成果的图片，以及各类获奖证书、专利审批复印件等。
(3)离退休前后获得的社会名人专家的评价、上级科研部门的表彰复印件等。
(4)部分离退休后聘用单位聘书复印件，以及所在单位的任职、科研情况等都是极有保存价值的档案资料。
高校离退休专业技术人员的档案既是学校的知识财富，又是社会的知识财富，这记录着专业技术人员智慧、经验和成果的资料档案，给后人查阅、借鉴和享用提供了便利平台。
四、建立离退休特殊流动人员情况登记表
近年来，离退休人员中，很多老人异地投靠子女，或随儿女侨居海外，不易联系。这些特殊流动群体的逐渐增多，给养老金的认证带来极大的困难，同时也给老人的社会医疗保障带来了很多不便。为了减少这些问题的发生，离退休档案管理者应及时与老人联络，争取掌握第一手资料，在第一时间里登记离退休人员流动人员详细情况，笔者结合自己的工作情况，特制订如下列表：
离退休特殊流动人员情况登记表
通过对特殊流动人员详细情况的收集登记，使离退休人员档案管理更趋于清晰明朗，便于查找统计，提高工作效率。
高校离退休人员档案管理是为离退休老人提供相关人事服务的依据，是做好离退休人员晚年生活服务，促进社会安定的一个重要保障。综合以上四点，根据离退休工作的特殊性，离退休档案管理者要积极努力提高个人的综合素质，注意研究在档案工作中出现的新情况，解决新问题，避免档案管理分散、零乱，为发挥档案信息资源服务社会化，提升离退休工作人员管理水平，实现高校离退休人员与社区、市级社保机构之间的远程查询与资源共享，发挥退休人员的专业特长，提供最具价值的保障。