副市长关于浅谈高校办公自动化建设讲话随着计算机网络技术、通信技术和多媒体技术的迅速发展和广泛应用，办公方式逐步向网络化、无纸化方向发展，办公自动化（OfficeAutomation)也应运而生。办下面是小编为大家整理的【教育讲话】副市长关于浅谈高校办公自动化建设讲话（精选文档）,供大家参考。
副市长关于浅谈高校办公自动化建设讲话
随着计算机网络技术、通信技术和多媒体技术的迅速发展和广泛应用，办公方式逐步向网络化、无纸化方向发展，办公自动化（Office Automation)也应运而生。办公自动化简称OA，主要指利用现代化的办公设备、计算机技术、通信技术和互联网技术来代替办公人员的手工作业，从而大幅度提高办公效率和办公质量。办公自动化自70年代末80年代初在我国的提出，至今已有了20多年的发展历史。
现阶段，我国高校网络建设步伐不断加快，大部分高校内部已建成校园网，计算机技术和网络技术的迅猛发展使得现代化办公的内涵不断延伸，传真机、复印机、速印机、电话的全面普及，Office、WPS等软件成为办公中不可或缺的工具，利用互联网、局域网收发文件也日益频繁，已经具备了实施办公自动化的现实条件。
一、高校办公自动化的实施条件
湖南财经高等专科学校2004年7月开始实施办公自动化建设，经过大量的前期准备工作，顺利完成了试运行，2004年11月1日步入正轨，基本实现“无纸化办公”，近两年来以来，系统运行正常，工作状况良好。2005年被批准为教育部电子政务试点单位。根据我校的实践来看,实施办公自动化须具备一定的条件。
实施办公自动化，首先要选择一个适合本单位实际情况的办公自动化系统，我们正在使用的“教育行政办公系统”是一套基于Lotus Domino/Notes 平台开发的办公自动化应用系统，它充分利用了Lotus Domino/Notes 强大的信息管理和共享机制、工作流的软件开发环境和电子邮件的通讯手段等功能，具有高效率、快节奏的协同工作特点，且比较适合高校的实际情况。
（一)学校领导高度重视
实施办公自动化建设，领导重视是关键。办公自动化是一个系统工程，需要领导的重视，需要在机构、人员上有所保证，需要落实必要的经费，需要进行相关管理制度的制订和执行。办公自动化的层次越高，工作模式的改变越大，涉及的面越广，越不容易实施，越需要领导在制度、人员、经费等各方面给予切实的支持。如果办公自动化没有真正全面实施的话，就很难见到下一步的工作实效，这时候，办公自动化能否成功地实施，就与领导的决心、重视程度有着极大的关系。没有领导的重视，办公自动化的实施就无从谈起。我们实施办公自动化能够取得较好的成效，首先就得益于学校领导十分重视办公自动化建设，给予了切实的支持，敢于解放思想，突破陈规，带头学习、使用办公软件；主管领导亲自抓，重点抓，使各项具体工作都得到了很好的落实。
（二)重视宣传发动
办公自动化建设必须早部署，早动员。学校在2004年年初制定的工作计划中就明确提出，切实加快教育信息化建设步伐，抓紧进行学校行政办公系统建设，提高教育信息化水平。在实施办公自动化之前，广泛深入地开展了宣传发动工作，召开全校动员大会，举办信息化教育讲座，使教育信息化、办公自动化观念深入人心，为学校办公自动化的顺利实施打下了坚实的思想基础。
（三)完善组织与制度建设
学校成立了信息安全保护工作领导小组，下设办公室，配备了专门工作人员，在各部门配备了办公自动化信息员；为配合办公自动化的实施，规范日常管理，学校还印发了《办公自动化工作实施办法（试行)》（简称《办法》)等一系列文件，《办法》对“教育行政办公系统”的每一个功能模块的权限划分及工作流程进行了严格的界定，并明确了系统管理员、系统用户的责任和义务，使系统的正常运行得到了保障。
（四)抓好教育培训
现代的办公自动化系统通过计算机网络将所有员工联系起来，大部分的工作通过网络完成，是全员的办公自动化。因此要求所有工作人员，上至单位领导，下至各级办事人员，都能使用电脑，否则，办公自动化就无法实现。目前的教育行政办公系统，办公人员只要能掌握基本的Windows 和Web操作，就能进行工作，同时可借助快速的笔式、扫描录入设备来替代汉字输入。但是，为了保障办公自动化的成功实施，我们对全体教职员工进行了比较系统的计算机相关知识培训，制定科学的培训、应用计划，印发了使用手册，便于有侧重地讲解，全面覆盖，重点突破。针对学校教职工年龄差距大，计算机水平参差不齐的情况，我们采用了计算机基本操作培训和办公自动化系统培训相结合的方式，合理安排时间，照顾到每个人，分期分批进行培训，并多次邀请省教育厅信息化办的领导和软件公司的技术人员来校为教职员工讲课。
（五)坚持跟踪反馈
系统管理员应定期到各部门检查办公自动化系统运行情况，做好系统维护记录，发现问题，尽快解决，遇到无法解决的问题及时向有关技术服务部门反馈，请其派专人解决。认真听取各部门信息员的意见和建设，并根据实际情况向软件设计部门提出合理的更新升级建议，使办公系统模块设计更加优化，更趋合理，更贴近学校的实际情况，在最大程度上发挥其强大的办公功能。
（六)加强交流协作
实施办公自动化，还要注意加强与上级业务主管部门和兄弟单位的交流和协作。虚心向上级业务主管部门请教，掌握办公自动化的最新技术和发展动态；虚心向兄弟院校学习，学习他们先进的管理经验和方法，取长补短。在实施办公自动化之前，应走访一些办公自动化建设做得较好的高校，确定几个观摩学习点，了解他们实施办公自动化的情况，借鉴经验，汲取教训，尽量少走弯路。实施过程中，也要与他们保持密切联系，互通信息，时刻留意工作中出现的新情况、新问题，必要时可与兄弟单位的同行们共同研究解决的方案。此外，还开展管理人员之间的相互交流活动，互相学习，共同促进，不断推进办公自动化建设进程。
二、办公自动化的实施成效
（一)提高了工作效率
我校教育行政办公系统开通后，优化了现有的管理组织结构，调整了管理体制和管理模式，大大提高了工作效率。首先，规范了工作流程，进一步明确了校内各部门、各科室的工作分工与管理职责，最大限度地减少了部门之间相互扯皮和推诿，在提高效率和质量的基础上，增强了协同办事能力。其次，管理部门的绝大部分日常事务，如公文办理、会议管理、日程安排、信息发布等都可通过系统完成，大大提高了信息处理的数量和质量。系统中的催办模块在开机时或工作过程中不定时提醒管理者未办事宜，从而保证了办文、收文的工作效率。第三，办公自动化使文书处理与档案管理融为一体具备了可行性，档案材料的电子文本归档更为便利，同时为档案利用提供了一条简便快捷的检索途径。
（二)降低了管理成本
教育行政办公系统实施后，全校逐步取消了纸质文件的印发，除涉密文件和有特殊需要的情况外，所有文件从起草、审订、签发、分发全部在网上进行，大大减少了纸、墨等物质的消耗，提高了办文速度，简化了工作流程，改变了过去纸质文件“满天飞”、下发文件“跑断腿”的局面，节省了人力物力，全校办公经费开支大大缩减。一个节约、清洁的校园正逐步呈现在学校师生面前。
（三)增强了管理的科学性和民主性
首先，增强了管理的科学性。充分占有信息是进行科学管理的前提。对于学校领导来说，教育行政办公系统作为信息处理与管理的集合，是决策的支持系统和信息工具，全面实施办公自动化，信息渠道的畅通，使领导决策变得迅速科学；对于中层管理者来说，教育行政办公系统是信息管理和信息中转系统，既可查询、分析、提供信息，又能接收上级的指令和对下级部署工作任务，使上下沟通畅通无阻，非常方便；对于普通管理者来说，教育行政办公系统又是事务/业务处理系统，为管理人员提供良好的办公手段和环境；对于普通的教职员工而言，教育行政办公系统是信息查询和信息来源系统，学校发布的公告、通知、统计信息等都可以很方便地随时上网查询。
其次，增强了管理的民主性。办公自动化环境下，教职员工可以通过办公网络随时了解和关注每一项决策制定、制度出台的基本过程，以及学校各项工作的进展情况，并可向有关部门和领导提出合理的意见、建议，使学校管理工作更能反映教职员工的意愿，充分体现民意。由于系统能够详细记录文档的流转踪迹，各级管理人员和普通教职员工都可以及时了解文档流动踪迹，做出流动定位，有效地提高了对文件传递过程的民主监督。
（四)更新了思想观念。
办公自动化的实施，促使管理人员改变原有的工作模式和思维方式，逐渐抛弃繁琐的手工操作和落后的通讯手段，不仅仅在办公方式、技术手段上进行革新，同时必须解放思想，与时俱进，使思想观念跟上时代的进步，以适应现代化办公、网络化办公的需要。现在学校很多管理人员在自己家中安装了办公软件，休息时间也可以进行公文处理和办理各种办公业务，办公场所不再局限于办公室，体现了“办公随时随地”的理念。笔者以为，办公自动化环境下的“办公室”概念有进行重新界定的必要。
（五)扩大了学校影响力。
办公自动化的成功实施扩大了学校影响力。作为省内老牌的大专院校，我校办学历史较长，具有鲜明的办学特色，办学条件也日趋完备。为了完善学校的基础设施建设，提升综合实力，学校克服重重困难，于2003年底完成了校园网建设，并在省内较早地开通了“教育行政办公系统”，基本实现了“无纸化办公”，被批准为教育部电子政务试点单位。办公自动化的运行，促使教职员工学习和使用现代化办公技术，在工作水平和思想观念上有了较大进步，促进了学校管理工作；使学生增强爱校敬业意识，自信心和自豪感得到提升，师生精神风貌焕然一新，对扩大学校影响力产生了积极作用。
至今，我校已经基本实现每人都有一次以上的培训。办公软件应用以来对传统的办公方式产生了急剧的冲突，办公流程和方式已经是大不一样，针对这一情况，我们制定了新的办公流程，采用了全新的办公模式，所有的文件、通知、告示、公布及表格等都使用了电子文档，极大地减少和节约了纸张的使用，使用办公软件以前我校1个文件最少需要印制50份，如今除必要存档的1份纸质文件外再不需要印制，平均每份文件至少节约32张纸，2005年一年我校共发文件120份,其中党发文件146页，校发文件282页，共428页，全年预计节约纸张最少21400张，极大地节约了办公经费、节省了办公时间、提高了办公效率。
三、前景展望
（一)集成化、多媒体化与智能化
为了有效地进行决策、合作和及时实现信息共享，提高办公效率和效能，在最大程度上发挥OA的作用，使资源共享更便利，利用方式更自由，民主决策更科学，办公自动化势必向集成化、多媒体化和智能化方向发展，这是OA发展的必然趋势。
（二)文档一体化
办公自动化为文书处理与档案管理融为一体提供技术上的保证，使文档一体化具备了现实可能。但很多已实现网上办公的高校，在实施办公自动化的初期未充分考虑电子公文归档的问题，所以无法在网络环境下通过系统程序将电子公文向档案馆归档，随着系统的运转，校园办公自动化系统中的电子公文日积月累负担沉重。因此，加强电子公文的网络化归档和管理工作，实现文档一体化将成为OA系统完善和发展的重要课题。
（三)数字化办公
在不远的将来，所有的办公业务都应该可以在网络环境下完成，实现数字化办公。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一定距离，但从技术发展角度来看，特别是互联网技术、安全技术和软件理论的发展，实现数字化办公是完全可能的。数字化办公必然冲击现有的管理体制，促使其发生变革，同时也意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员对原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变还比较困难。尽管如此，全面实现数字化办公仍是办公自动化未来发展的方向。
截止2006年9月底，我校实施教育信息化、办公自动化已有两个多年头了，现在我校各职能部门已全部实现了办公自动化，办公软件的安装也由最初的“送上门安装”变成了今天的“请上门安装”，甚至有部分家住校外的教职工申请将办公软件安装到家里；如今，我校已基本实现了教育信息化和办公自动化。
办公自动化，作为高校信息化建设的基本单元，在高校管理体系中占有相当重要的地位。信息化建设进程中，人们需要在思维方式、心理素质、思想意识、行为准则、社会观念、生活态度、管理决策等方面都经历一个向现代化的转变。这种转变是深层次的、全面性的、革命性的。通过不断改进管理手法，更新管理理念，与时俱进，将OA系统广泛应用到高校管理实际当中，有效整合学校资源，从而为全面建设数字化、信息化校园打下坚实的基础。
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